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書類の書き方:「職務経歴書」マニュアル

職場環境・業務内容・経験・実績などこれまでの経歴を多角的に整理することが必要です。「いつ」「どの部門で」「誰を対象に」「何をしたか」 を書いていきます。

1. 書くための材料を整理し、まとめる

まずは職場環境・業務内容・経験・実績などこれまでの経歴を多角的に整理することが必要です。
別紙を用意して、次の項目について書き出していきましょう。

  1. どんな会社で働いてきたか
    事業内容、年商、従業員数、事業所数、本社所在地、創業年などを箇条書きにします。うろおぼえの点があれば会社案内などで確認しましょう。
  2. どんな仕事をしてきたか
    「いつ」「どの部門で」「誰を対象に」「何をしたか」 を書いていきます。
  3. 業績面での貢献
    自分の仕事によってどのような業績をあげたか(売上高、コスト削減、顧客満足度の向上など)をできるだけ具体的な数値を用いて書いていきます。
  4. マネジメントの経験
    部門やプロジェクトの中でリーダーやマネージャーの経験があれば、その組織の規模と自分の役割を書きます。教育指導などの経験があればそれも書きましょう。
  5. 自己啓発や社内表彰
    仕事のレベルアップのために自分で勉強したこと、取得した資格があれば書きましょう。また社内で表彰を受けた経験があればぜひ書き出してください。
  6. 自分の職業能力
    1~5 をもとに、自分がこれまで培ってきた職業能力をまとめます。
    「~ができる」
    「~についての知識がある」
    という二つの視点から書き出すとよいでしょう。
  7. 自分のやりたいこと、PRしたいこと
    転職した先でどんな仕事をしたいと思っているか、それはなぜかを書きます。また自分の能力や仕事に対する姿勢など、ぜひPRしたいと思う点についても書いておきます。

2. 職務経歴書の形式を選ぶ

材料を元に、実際の職務経歴書をどのような形式で書くかを考えます。
職務経歴書の形式には、大きく分けると二つのパターンがあります。

  • 編年体式
    経歴を古いものから順に時系列に記載する方法で、最も一般的な書き方です。
    基本的な構成は、入社・異動・昇進・退職などの見出しと見出しに沿った職務内容となります。最近のものほど、詳細に記載してください。
    ※習熟度をアピールしやすいため、同じ業務に長年携わってこられた方に適した書き方です。
  • キャリア式
    時系列ではなく職務内容ごとに経歴をまとめる書き方です。
    基本的な構成は、経歴の要約、職歴(入社・異動・昇進・退職など)と職務内容ごとの詳細(アピール)となります。同じ業務経験(キャリア)であれば、異なった部署・会社の経験でも、ひとまとめにすることが可能です。
    ※経験業務を分かりやすく説明できるので、幅広い経験をお持ちの方に適した書き方です。

業種・職種によって望ましい形式には違いがあります。

3. 形式に従って作成する

形式を決めたら、実際の職務経歴書の作成に入ります。
おおむね、次のような構成になるでしょう。

職務経歴書の構成

  • 職務経歴 (「1.書くための材料を整理し、まとめる」でまとめたものを編年体式・キャリア式のどちらかで書く)
  • 職業能力
  • やりたいこと・自己PR

作成の際には、以下のことに気をつけましょう。

  • 一人称(「私」「僕」)は不要
  • できるだけ箇条書きにする(「~をしました」というような文章にしない)
  • 行頭や行末をそろえる
  • 社内用語や一般的でない略語を使わない
  • 業務経験や実績に関わりのない内容(家族や短期的なアルバイトなど)は記載しない
  • 退職理由は通常「一身上の都合」とする

4. レイアウトや誤字脱字を確認する

書き終わったらプリントアウトし、全体を確認します。
ちょっとした改行や改ページの場所によって見やすさがまったく違ってきます。
また思わぬ誤字・脱字を発見することもあります。家族など、他の方に見ていただくのもよいでしょう。